Elegir el espacio para el banquete de boda

¿Ya sabes qué ocurre si el lugar que tienes en mente, cierra de repente, sin previo aviso? Si cancelas tu boda, ¿existe posibilidad de recuperar tu dinero? ¿Hasta qué horas abre el espacio? ¿Tiene cocina propia o es necesario catering? ¿Incluye la barra libre? ¿Os dejan contratar proveedores externos que no pertenecen al espacio?…

Es muy importante que cuando os enfrentéis a la elección del espacio pongáis sobre la mesa todas estas preguntas. En caso contrario, podéis caer en la trampa y escoger un lugar para realizar vuestra celebración que no cumple verdaderamente vuestras necesidades.

En este artículo os invito a reflexionar sobre ciertos puntos fundamentales que condicionan el espacio y el evento, antes y durante su transcurso. Si queréis escoger el espacio para vuestra boda, continúa leyendo.

Estos son los principales puntos que debéis tener en cuenta para elegir el espacio para el banquete de boda

Primer reconocimiento básico

Capacidad

Lo primero de todo es conocer tu potencial lista de invitados, ya que cada espacio puede acoger una capacidad limitada de personas.

Por mucho que nos dejemos cautivar por la belleza de un espacio, no podemos olvidarnos que existe un aforo limitado y no podemos excederlo. O, por el contrario, si dispones de una lista de invitados bastante menor al aforo del salón, puede verse todo desangelado.

Antes de visitar cualquier lugar consulta en su web la capacidad mínima y máxima del espacio. Si no aparece a simple vista, entra en contacto por email o teléfono.

Presupuesto

Otro factor que va a condicionar claramente vuestra lista inicial, es el presupuesto que habéis definido.

Antes de tomar cualquier decisión sobre el espacio para el banquete y la celebración, conviene informarse sobre el coste del alquiler, sus costes extras y el precio de catering entre otros.

Para evitar desilusiones, no conviene fijarse demasiado en lugares que sobrepasan vuestro presupuesto. Una vez que os enamoréis de un espacio, rechazarlo debido a vuestro presupuesto, ¡solo os romperá el corazón!

Limpieza

Otro punto importante que reparar durante vuestra primera visita al espacio, debe ser la limpieza y organización que muestre el mismo.

Si de entrada, un espacio está con imperfecciones y pequeños desarreglos, puede ser una señal negativa. Nadie quiere un espacio caótico y descuidado para su boda.

La primera impresión es muy importante y ellos lo saben. Por ello, si no se toman en serio la primera impresión que dan a los clientes, lamento deciros que mucho menos se esforzarán para que todo esté perfecto el día de vuestra boda.

Horarios

La siguiente pregunta importante que debéis realizar es el horario de funcionamiento estándar. ¿De qué hora a qué hora están abiertos por norma general?

Es una pregunta simple, que os ayudará a descartar espacios que no se acomoden a vuestras necesidades.

Si necesitáis horas extras, siempre se puede negociar con el espacio sabiendo el coste por hora extra.

Exclusividad

Atención con esta parte. Si queréis una celebración íntima con vuestros seres queridos será necesario verificar que el espacio se alquila de forma exclusiva.

Es decir, si alquiláis una finca de forma exclusiva, no se trata de una finca que divide su espacio en dos para acoger dos celebraciones diferentes.

Si no fuese el caso, preguntad cuántos salones existen para saber a qué ateneros, o incluso reservar el espacio de forma completa para evitar vecinos indeseados.

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Accesibilidad y confort

Acceso

El siguiente punto a tratar es determinar la accesibilidad del espacio. Tanto para llegar al lugar donde se celebra el banquete, hasta las condiciones de accesibilidad para personas con movilidad reducida.

No podemos olvidarnos que a nuestra boda pueden asistir personas que tienen ciertas dificultades a la hora de moverse. Ya sean personas mayores o niños y padres con carritos, todos tus invitados merecen poder llegar a lugar señalado sin problemas.  

Climatización

Si durante vuestro enlace las condiciones climatológicas no son agradables, será necesario saber si el espacio cuenta con un sistema de climatización propio.

Nadie quiere asistir a una boda muriéndose de calor y transpirando constantemente. Es necesario proveer la celebración de aire acondicionado y ventiladores si fuese necesario. O, por lo contrario si hace frío, será necesario conectar la calefacción. ¡Estar agusto no tiene precio!

Aparcamiento

Otro factor importante para tus invitados, es saber si el espacio cuenta con parking o estacionamiento propio.

Si tus invitados llegan al lugar de la celebración a través de un transporte contratado que va y viene al lugar del evento, no hay problema de espacio.

El problema viene, si tus invitados deciden desplazarse al lugar de la celebración con su vehículo propio. Si escogen moverse de esta forma, será necesario habilitar o disponer de un lugar donde dejar su vehículo aparcado durante la celebración.

Plan B

Si no queréis que vuestra boda corra peligro si existe algún imprevisto o contratiempo, os recomiendo preguntar sobre el “Plan B”.

Algo tan simple como contar con zonas cubiertas en el caso de lluvia, podría salvar vuestra ceremonia ante el peor escenario.

Para saber un poco más sobre Planes B y su importancia, podéis leer mi artículo sobre Planes B e imprevistos.

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Servicio prestado

Servicios incluidos

Es fundamental conocer en profundidad el tipo de servicios que ofrece el espacio de forma general.

Existe una serie de servicios incluidos en el alquiler básico, mientras que otro tipo de servicios son cobrados a parte. Véase por ejemplo, contratar un tipo de banda concreta o fuegos artificiales.

Consultar al responsable del espacio y revisar a conciencia el contrato que os facilite.

Ceremonia

Si estáis pensando en realizar vuestra ceremonia en el mismo espacio donde se realizará el banquete, es necesario encontrar un espacio que conjugue ambos momentos.

Cuando visitéis cada localización o incluso antes de visitarla, preguntar si su espacio está habilitado para la realización de ceremonias nupciales.

Si buscáis comodidad, ésta puede ser una opción muy acertada ya que evitará desplazamientos de un lado a otro.

Animación propia

Otro punto a favor a la hora de escoger un espacio para la celebración y el banquete es saber si cuenta con animación propia.

Algunos restaurantes/fincas cuentan con un catálogo de animación propio que puede contratarse de forma extra para la celebración.

Al igual que pueden proveer el evento de animación propia, también sería interesante preguntar si podéis introducir la animación que vosotros decidáis.

Flexibilidad para introducir otros proveedores

Como ya te he adelantado en el punto anterior, es muy importante saber si el espacio es flexible a la hora de introducir otros proveedores.

Con otros proveedores me refiero a proveedores elegidos por vosotros con los que el espacio no suele trabajar.

Si un espacio no os pone pegas a la hora de introducir proveedores personalizados, lograréis que la celebración cumpla con todas vuestras necesidades y deseos y se personalice al máximo.

Zona para el Baile

Otra pregunta importante que debéis hacer al encargado del espacio es la siguiente: “¿El espacio cuenta con una zona habilitada para el baile después del banquete?”

Parece algo obvio, pero si no fuese el caso, sería necesario contratar iluminación y corriente de energía específica así como sistema de sonido.

Informaros detalladamente sobre el tema de la zona de baile, así como los soportes tecnológicos de los que dispone es espacio y que pueden ser necesarios el día del evento.

Utensilios y mobiliario

Si estáis imaginando un banquete de cuento de hadas, vestido con fantásticos manteles y acompañado de vajilla y cubiertos de ensueño, calma.

Antes de nada, conviene saber si este tipo de servicio es ofrecido por el espacio. Muchos espacios no ofrecen este servicio o, si lo ofrecen, es bastante básico y poco personalizable.

Piensa también en las sillas que necesitarás para sentar a tus invitados durante el banquete. Puede ser que sea necesario alquilarlas de forma externa si el espacio no provee inmobiliario.

Decoración

Por último, hablaremos sobre la decoración del espacio donde se realizará el banquete.

¿Es el espacio quién proporciona la decoración o es necesario contratarla de forma externa? ¿El montaje y desmontaje viene incluído o tenéis que encargaros vosotros mismos de hacerlo?

No perdáis de vista estas cuestiones si no queréis que haya malentidos el día de la boda. Cuanto antes sepáis quién es el responsable de decorar el evento más rápido y eficaz será el servicio.

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El Banquete

Tipo de cocina

Existen tres tipos de cocina que podéis encontrar en el espacio del banquete. En función vuestras prioridades y vuestras preferencias, puede ser un condicionante a la hora de escoger el espacio para realizar el banquete.

  • Cocina propia

Si el espacio cuenta con una cocina propia quiere decir que son ellos mismos quienes se encargan de crear los platos y la gastronomía del evento.

  • Catering exclusivo del espacio

Si el espacio cuenta con un catering exclusivo quiere decir que no tiene cocina propia, pero trabajan con una empresa de catering de forma exclusiva para ese espacio y es el único catering que opera dentro del mismo.

  • Catering personalizado

Si por el contrario os dicen que el catering puede ser personalizado quiere decir que podéis traer el catering que vosotros decidáis, ya que no existe cocina propia, ni un catering exclusivo de la marca.

Prueba del menú

Otro aspecto relevante que debéis de saber es si el espacio ofrece la prueba del menú y si la misma será realizada en el espacio donde se realizará la boda (cocina propia) o por el contrario, deberéis desplazaros hasta el lugar indicado (catering).

Algunos espacios ofrecerán esta prueba incluida ya en el precio final del menú del los invitados, mientras que otros quizás os la cobren a parte.

Restricciones alimentarias

Aunque hoy en día las restricciones, alergias y preferencias alimentarias están a la orden del día, podéis encontrar espacios donde no se cobre lo mismo por una opción que por otra e incluso la forma de presentarlo sea diferente.

Informaros detalladamente sobre la forma de cobrar los menús en el caso de que existan invitados con este tipo de condicionante para evitar sorpresas finales en la factura final de la boda.

Camareros

Otro punto importante a tratar es el tema del servicio de mesas. ¿El espacio cuenta con un equipo de profesionales que se encargará de servir a los invitados durante el evento? ¿Engloba comida y bebida? ¿Cuál es el ratio de invitados por camarero?

Estas preguntas os pueden ayudar a haceros una idea de lo que esperar del espacio/banquete y su servicio.

Si contáis con un excelente equipo de profesionales en vuestra boda, el servicio será más rápido y de calidad. Sobre todo si el ratio de camareros es proporcional al número de invitados.

Barra libre

Si el espacio cuenta con barra libre dentro del precio que os ofrece o no hace la diferencia para vuestros invitados. Así que aseguraros bien de lo que contratáis antes de dar el “Sí quiero” ;D

Si por el motivo que sea no se puede garantizar la barra libre, siempre podéis crear un sistema de fichas-bebidas para dar a la gente un número determinado de bebidas gratis.

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“Cosas serias”

Tipo de seguro

¿Al contratar o alquilar el espacio os ofrecen algún tipo de seguro extra que os proteja más allá de las cláusulas del contrato?

Conocer en profundidad el contrato y otras posibles coberturas, es fundamental para cubrirse las espaldas.

Términos generales del contrato

El punto más importante a la hora de contratar un espacio para vuestra boda es leer en profundidad los términos y condiciones generales del contrato que se ha establecido entre ambas partes.

El contrato es vuestra “Biblia” sobre el proveedor, ya que detalla lo que incluye, las condiciones y diversas vías de actuación en casos hipotéticos para defender a ambas partes.

Reserva y pago

Otro factor que puede ayudaros a decidir qué espacio os conviene más, es la opción de reserva y las facilidades de pago que os ofrece el espacio.

Lo normal es que, para efectuar la reserva, se pida por adelantado una parte o la totalidad de la cifra pactada.

Si necesitáis tomaros las cosas con calma, preguntad sobre las modalidades de pago. La mayoría de los lugares permiten pagar a plazos después de dejar una cifra de garantía o para la reserva.

Cancelación

¿Qué pasaría si tuviéseis que cancelar vuestra boda por fuerza mayor? ¿Existe alguna cláusula al respecto que indique este caso hipotético? ¿Cuáles son las condiciones al respecto?

Antes de firmar cualquier contrato es muy importante revisar este tipo de cláusulas. Si tenéis pleno conocimiento de las mismas prodréis protegeros y ser conscientes de vuestros derechos.

Reembolso

Relacionado con el punto anterior se derivan las siguientes preguntas… ¿Y ahora que mi boda se ha cancelado, tengo derecho a reembolso? ¿Cuánto dinero? ¿Cuáles son los plazos para realizar el reembolso?

Sabemos lo difícil que es cancelar una boda independientemente del motivo que sea. Es necesario mucha sangre fría para deshacer todo lo hecho y asumir algunas pérdidas.

Informaros a fondo sobre vuestros derechos y ser pacientes. Teniendo un contrato donde se recoge vuestra relación comercial, tenéis una forma de defenderos (si las cláusulas os favorecen claro).

Cierre total

¿Os habéis preguntado alguna vez qué es lo que ocurre si de repente el sitio que habéis contratado para realizar vuestro banquete, se va a pique y cierra sus puertas antes de celebrar vuestra boda?

Una situación poquísimo probable, pero nunca imposible. Revisar bien vuestro contrato siempre para ver lo que el local dice al respecto.

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Tomar una decisión con los pies en la tierra

Contratar el espacio donde se llevará a cabo el banquete puede comerse gran porción de tu presupuesto. No os precipitéis antes de pedir todas las informaciones que necesitéis.

Podéis dejaros llevar por el corazón una vez que la razón ha analizado y comparado las diversas opciones en base a cada uno de los puntos anteriores.

Si crees, que contratar por vuestra cuenta el espacio donde se llevará a cabo el banquete, es saltar al vacío y sin paracaídas, no dudéis en pedirme ayuda.

Al contratar una Wedding Planner (aunque sea para el tema de proveedores), contratas a una profesional que tiene una lista de contactos de confianza en los que ella también proyecta su trabajo de diseño e ideas, además, os ahorra mucho tiempo de búsqueda.

Contratáis un resultado profesional, comprensión y atención, perfección y mimo al detalle, observación y minuciosidad por las cosas bien hechas.

Si queréis que forme parte de ese mundo y os ayude a planificar el día más maravilloso de vuestras vidas, podéis entrar en contacto conmigo a través de cualquiera de los medios de contacto que encontraréis en Fanny Bodas.

Y hasta aquí esta pequeña guía para elegir el espacio para el banquete de bodas.

Muchas gracias por leer y no olvides suscribirte a mi newsletter y a mis redes sociales.

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