Organizar las mesas de tu boda

Organizar las mesas de tu boda

¿Quieres saber cómo se organizan las mesas en una boda? Organizar a tus invitados de boda en mesas no es una tarea fácil, ni de lejos. Además de dotes de celestina, te tienes que convertir en peacemaker y en cuanto te vienes a dar cuenta, te encuentras orquestando el drama inminente.

Es complicado satisfacer los gustos de todos los invitados, ya que nunca llueve a gusto de todos. Lo importante es conocer, no agobiarse.

Como pareja conocéis de sobra a vuestros invitados (o, al menos, a la mayoría), por lo tanto, con un poco de planificación estratégica, todo será coser y cantar.

En este artículo podrás saber cómo se organizan las mesas de una boda y encontrarás valiosos consejos a la hora de organizar a tus invitados de boda. Una serie de ideas que te ayudarán a mantener la calma y que no cunda el pánico.

Cómo organizar las mesas de la boda

Estáis felizmente comprometidos, pero, de repente, sobre el horizonte acecha la dramática lista de invitados, su confirmación pertinente y el drama de los dramas: “encontrar la perfecta organización de mesas para los invitados”.

La imagen de tu tía enfadada, porque está lejos de su prima-hermana, te persigue en sueños. De repente, tus mejores amigos están de morros con uno de los asistentes y se niegan sentarse cerca del susodicho. Tus primos no hacen más que presionarte para que los sientes en una mesa con “chatis” con las que charlar… Y la lista de dramas comienza a hacerse insostenible.

Calma. Frena la velocidad. Aparca los dramas por un momento y vamos punto por punto antes de que cunda el pánico (si no lo ha hecho ya).

Recuerda que la boda es vuestra y, si hace falta, sentaréis a las personas como os salga de alma… Claro que uno siempre intenta que la combinación sea la más armoniosa posible.

“Si no se agrupan correctamente y se ubican donde deben estar, la orquesta puede perderse y desafinar.”

Esto es como intentar sentar instrumentos y familias de instrumentos en una orquesta. Si no se agrupan correctamente y se ubican donde deben estar, la orquesta puede perderse y desafinar. Tu familia, amigos y conocidos, exactamente igual.

¡Vamos a ello entonces!

Consejos para organizar las mesas de tus invitados

Para evitar cualquier drama voy a darte una serie de consejos que te ayudarán a la hora de organizar vuestras mesas.

No es una tarea sencilla y, aunque me encantaría hacerlo por vosotros, solo puedo contentarme echándoos una mano a través de consejos, ideas y asesoramiento.

Solo vosotros conocéis en profundidad las relaciones entre vuestra familia, amigos y conocidos. Así que intuiréis rápidamente lo que sí funciona y lo que no a la hora de sentar a vuestros invitados.

A continuación, encontraréis una pequeña lista de pasos a seguir y consejos relacionados. Leerla con calma y comenzad a ponerla en práctica.

Lista de invitados de boda

El primer paso es confirmar toda esa lista interminable de invitados. Os aconsejo dar una fecha límite (siempre hay excepciones) para que la gente confirme cuanto antes y vosotros podáis tener esa variable de una vez por todas definida.

Las personas suelen remolonear hasta el último momento para confirmar, así que meter un poco de presión vendrá bien.

Si sabéis el número final de invitados podréis confirmar el catering, el lugar del banquete, los regalos de los invitados, así como otros pequeños detalles.

Una vez tengáis todos esos nombres confirmados, ya podéis comenzar con la organización de todos ellos en mesas.

Ordenar las mesas de invitados por categorías

Una vez sepáis quién sí es seguro que va a asistir a vuestra boda, llega el momento de comenzar con la organización en serio.

El siguiente paso, es crear pequeñas categorías asociadas a cada uno de los novios. Estas categorías generales tienen como función filtrar inicialmente a los invitados.

¿Vienen de parte de la novia o del novio? ¿Es familia directa o lejana? ¿Son mejores amigos o conocidos? ¿Son familias con hijos o sin hijos? ¿Son invitados por compromiso? ¿Son amigos o compañeros de trabajo?

Estas categorías son el primer filtro a la hora de organizar invitados.

Formato de las mesas de invitados para tu boda

El siguiente paso es determinar/conocer el formato de las mesas donde se van a sentar los invitados.

No es lo mismo una mesa rectangular que una mesa redonda. Las mesas redondas suelen ser fantásticas para aumentar la interacción de los comensales. Estas mesas evitan la jerarquía y fomentar el diálogo.

Una mesa rectangular, aunque es más práctica a nivel de espacio y disposición, tiene un impedimento muy grande, y es que los invitados solo pueden mantener una conversación que limita a los comensales de cerca.

Si tienes el espacio limitado y tienes un gran número de invitados, las mesas rectangulares son una buena elección. Si por el contrario dispones de espacio de sobra, las redondas son una gran elección.

Su formato también puede usarse como estrategia para organizar a tus invitados y evitar conflictos posteriores.

Distribución y distancia entre las mesas de invitados

Otro punto que condicionará la organización de tus mesas es la distancia a la que se encuentran los invitados de la mesa presidencial, vuestra mesa.

Normalmente, cuanto más cerca se encuentre un invitado de la mesa presidencial, más importancia tiene para los novios. Aunque siempre hay quien se salta esta norma 🙂 Todo depende de vosotros.

No solo es necesario pensar quién irá en cada mesa y en qué grupo, sino dónde se ubicará esta mesa. No es fácil alcanzar el equilibrio y el acuerdo mutuo entre ambos, así que experimentad diferentes posiciones hasta encontrar la que más os encaja.

Organizar las mesas del banquete de bodas.

El siguiente punto sobre el que toca reflexionar seriamente es sobre las relaciones que existen entre tus invitados.

No queremos sentar a dos archienemigos juntos, ni dejar abandonado a ningún invitado. Por ello, toca darle a la cabeza y sacar el lápiz y los post-its.

Si hay grupos separados de amigos y hay espacio de sobra, es una genial idea juntarlos para que interactúen entre ellos y hagan aun más memorable vuestro dia. Incluir a los solteros en estos grupos puede ser también una buena idea (si su edad se corresponde a la de estos grupos)

En cuanto a la familia, podéis crear ambientes separados para cada familia y sentar a las personas mayores juntas o cerca de sus hijos.

Niños y las mesas de banquete de bodas para peques.

Un punto delicado es el tema niños. Los peques suelen cansarse y aguantar poco un día como éste.

Si en vuestra boda los niños que asisten son niños más independientes, no dudes en crear una mesa independiente para ellos.

Si quieres más ideas sobre cómo fomentar el entretenimiento de los más pequeños de la casa, échale una vistazo a mi artículo sobre Entretenimiento para niños en bodas.

Se lo pasarán en grande si además creas una temática solo para ellos y pequeñas sorpresas que harán más amena la celebración para los más peques.

No te olvides de situar esta mesa cerca de la de sus respectivos padres. Las travesuras corren y vuelan cuando el ojo paterno y materno no está al acecho…

Lista de invitados.

Por último, conoce a tus invitados. Conoce sus preferencias y cómo son.

Por ejemplo, si tus invitados son amantes de las gastronomía, sitúalos cerca de las estaciones de comida y con gente a la que también le encante degustar comida.

Si tienes un grupo de amantes del Gin y apreciadores de grandes vinos, puedes juntarlos o situarlos cerca en la misma mesa.

Si sabes que tus amigos son los más bailongos, ponlos cerca de la pista para que animen a todos.

Usa tus conocimientos estratégicamente para crear la combinación de mesas infalible.

Organización de mesas para la boda

Una vez tienes en tu poder todos estos consejos, ha llegado la hora de ponerlos en práctica. Y qué mejor manera que encontrar una herramienta que nos ayude a ello fácilmente.

A continuación, te explicaré qué debe tener una buena herramienta para organizar a tus invitados sin quebraderos de cabeza. Además, conocerás algunas que suelen utilizarse para ello.

Estas herramientas son fáciles de usar y solo tendrás que tener delante tu lista de invitados y ¡ganas de rematar el trabajo!

Formas de organizar las mesas de boda

En este primer apartado sobre las herramientas para organizar tus mesas, encontrarás algunas pistas básicas a la hora de elegir tu método/herramienta para organizar a tus invitados.

Estos puntos son clave para organizar las mesas y hacer uso de tu herramienta. ¡No los pierdas de vista!

¿Qué es imprescindible que tengas en cuenta entonces?

Distribucion de las mesas. Visión 360º

A la hora de elegir tu herramienta, sea la que sea, ten en cuenta que debe permitirte tener una perspectiva 360º de la celebración.

No basta con dibujar la mesitas en un folio y olvidarlas en un cajón oscuro. Conviene que sea una sistema que lo tengas a mano y veas todo a golpe de vista.

Siempre surgen ideas en el último momento y conviene tener tu sistema a mano para que no caigan en el olvido. Este sistema te permite ver las consecuencias de tus elecciones visualmente.

Editable SIEMPRE

Nunca me cansaré de repetirlo. Es genial que escribas los nombres de tus invitados en la mesa, pero ¿qué pasa cuando tienes que borrar a alguien de esa mesa o deshacer toda su estructura?

Lo ideal es que este sistema sea editable en cualquier momento y no tengas que estar repitiendo todo nuevamente.

Si tienes que modificar algo que sea rápido y sin causar un desbarajuste en tu perspectiva 360º.

Opta por sistema 100% editable que te permite hacer y deshacer a tu antojo. Tu tipex te lo agradecerá enormemente.

Lista de invitados por grupos

Esta herramienta debe dejarte poner en práctica el sistema de categorización inicial del que hablábamos antes.

Necesitas filtrar inicialmente a tus invitados, ya sea con colores, formas o lo que sea. Una leyenda bastará para organizar tu mente.

Cuando finalices tu organización de mesas debes conseguir ver el grupo de cada invitado en tu plano o mapa de mesas sin demasiadas complicaciones.

Así, si tienes que realizar algún re-ajuste posterior, nunca te perderás y sabrás en todo momento quién es esa persona y cuál es su grupo de categorización.

Planifica sobre el salón de bodas. Espacio real

Otro factor esencial es que tu plano o mapa debe recoger a la perfección el espacio real donde se va a celebrar la boda.

Esto incluye todo tipo de detalles: puertas de entrada y salida, accesos al jardín, baños, estaciones de comida, columnas, paredes, vuestra mesa, pista de baile y otros muchos elementos útiles para ubicarse en el espacio.

Cuanto más fiel sea la reproducción del espacio, menor margen de error existirá en su reproducción en escala real. Este plano es la guía para cualquiera de los proveedores contratados.

Formato y tipos de mesa para bodas

Por último, como ya te comentaba, es muy importante conocer o determinar el tamaño y formato de las mesas.

No solo porque te permitirá ubicarlas mejor en el espacio, sino porque te dejará organizar a tus invitados de forma estratégica.

Poder delimitar el formato de las mesas donde se sentarán tus invitados durante la celebración en el sistema o herramienta que usas, es muy importante para organizar con éxito a tus invitados.

Contar con el formato a priori, adelanta mucho trabajo y te permite jugar con el espacio y el orden en cualquier momento.

Algunas herramientas de organización

Una vez conoces las reglas básicas para crear tu sistema de organización de mesas, es hora de que conozcas algunos ejemplos de los mismos.

Los hay más modernos y más clásicos. Si eres de los que hace todo en el mundo digital sin requerir papel, lo tuyo es la aplicación de Bodas.net. Si eres amante del papel y la papelería, de la vieja escuela, el método del plano de mesas con post-its es lo tuyo.

Estos son los métodos/herramientas que más se suelen utilizar a día de hoy a la hora de organizar la mesas de una boda.

Bodas.net

Como te decía, la aplicación que ofrece Bodas.net en su página web es una excelente forma de organizar a tus invitados en cualquier momento y lugar. Basta que tengas conexión a internet y crees una cuenta.

Esta aplicación te permite diseñar tu propio espacio y escoger el tamaño y formato de mesas que necesites para organizar a tus invitados a través de una lista.

Una vez finalizado, te permite imprimirlo y compartirlo con quien tu desees.

De la vieja escuela

Si eres de la vieja escuela y prefieres el contacto con el papel y el mundo de los colores y las texturas, ¡Bienvenidos sean los post-its!

Este sistema es igual de infalible que el digital y es más, te permite inventar todo lo que desees a diferencia de la aplicación.

Para modificar los invitados basta que despegues el post-it de un lado y lo coloques en otro. Las categorías se realizan a través de los diferentes colores y las mesas son dibujadas y pegadas sobre el fondo.

Organizar las mesas de los invitados de boda

Recuerda que por mucho que planifiques y conozcas a tus invitados, nunca llueve a gusto de todos. Y que, aunque después de darle muchas vueltas a la planificación de las mesas, la organización os parezca correcta y justa, siempre habrá alguien que no lo verá así, lo criticará sin verle el sentido.

Respira hondo y disfruta de tu día. No merece la pena enfadarse, ni hacer mala sangre por intentar contentar a todo el mundo. No os preocupéis demasiado con este tema y, si necesitáis ayuda de un profesional, no dudéis en poneros en contacto con una Wedding Planner para que os asesore sobre este tema.

No os olvidéis de que se trata de vuestra boda y que ante todo vosotros lleváis la voz cantante. Vosotros debéis tomar las decisiones pertinentes a vuestra boda y no los gustos y preferencias de otras personas.

Espero que te haya gustado este artículo sobre cómo se organizan las mesas de una boda y que te haya ayudado. Si además de organizar tus mesas, necesitas ayuda con la elección de proveedores, la selección de la temática y el diseño y la coordinación en general de tu boda, puedes contar conmigo y todo mi equipo.

Si queréis que forme parte de vuestro mundo y os ayude a planificar el día más maravilloso de vuestras vidas, podéis entrar en contacto conmigo a través de los distintos medios que encontraréis en Fanny Bodas​.

Muchas gracias por leer.

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