Situaciones inesperadas en el día de tu boda

Aunque las bodas son un día de color rosa, donde abundan los buenos deseos, alegría y sobre todo el amor, existe la posibilidad de que se den momentos complicados con algunos problemas que os pueden pillar desprevenidos. Desde invitados que se cuelan en tu boda sin tener invitación o no habiendo confirmado su asistencia previamente, hasta retrasos en el timing de la ceremonia y el transporte y fallos en la sincronización de los novios.

Una boda es un micromundo con elementos, momentos y estructuras que la definen y que son necesarios organizar y coordinar. Tener un Wedding Planner a tu lado que ponga a raya todas estas posibles situaciones inesperadas en el día de tu boda, puede ayudar y mucho. Como Wedding Planner en Murcia, además de organizar y coordinar la boda, puedo afirmar que estamos programados para hacer poco ruido y minimizar y extinguir cada uno de los problemas e imprevistos que se presenten en el día B. Este artículo te preparará mentalmente para algunos de los imprevistos de boda más comunes. Algunos no tienen grandes soluciones, pero por lo menos sabréis a lo que ateneros y actuar rápidamente. Veamos las principales situaciones inesperadas en el día de tu boda:

Imprevistos durante la ceremonia

Uno de los lugares donde las cosas pueden descarrilar y correr mal, es en la ceremonia. Si no existe una comunicación clara, podemos encontrar malentendidos e importantes fallos en el timing de la ceremonia. Nunca es mala idea disponer de un equipo de Wedding Planner que te coordine la ceremonia y la entrada y salida de los invitados. De hecho es lo más conveniente.

De los fallos más importantes que pueden ocurrir y dar lugar a situaciones inesperadas en el día de tu boda durante la ceremonia nupcial, encontramos
los errores en el timing de la boda. Puede ocurrir que la sincronización de los novios no sea perfecta y lleguen a la ceremonia al mismo tiempo. Desde el punto de vista del protocolo, esto es incorrecto ya que primero debe llegar el novio para recibir a los invitados y después la novia. También puede darse el caso de que el novio se retrase, nadie avise a la novia y ésta llegue al lugar de la ceremonia antes que el novio.

Otra situación que puede darse, es que algún invitado importante de la familia directa, se retrase y no se pueda comenzar con la ceremonia. Nadie quiere comenzar la ceremonia sin su padre, madre, hermano, hermana o persona importante que le lleve al altar. En este momento, también pueden darse situaciones como que el resto de los invitados o los músicos de la boda lleguen tarde a la ceremonia. Es muy importante tener a mano los teléfonos de todas las personas importantes, desde el novio y la novia, a los músicos profesionales. Si alguien se retrasa, es necesario supervisar el timing del resto de la ceremonia y comunicar los retrasos.

De las confusiones más comunes que existen (sobre todo en ceremonias civiles que no siguen un protocolo estricto como en la ceremonias religiosas) es que los invitados anden perdidos encontrando sus asientos. Al estar nerviosos, también les puede costar un poco más identificar los momentos donde tienen su entrada y ejercer su papel. En las ceremonias civiles, también suele causar confusión la salida triunfal de los novios. En un Iglesia, lo invitados salen de la misma y esperan en el exterior a los novios que se encuentran firmando los papeles que cierran su compromiso. Pero ¿y en una ceremonia civil que es al aire libre?

Otro descuido importante que puede arruinar por completo tu salida triunfal, es que nadie se acuerde de comprar / traer / repartir el arroz entre tus invitados. ¿Qué es una salida triunfal de los novios sin arroz?

Otro momento clave donde suele haber retrasos y confusiones es en el traslado de los invitados de nuestro evento. Una vez elegida la empresa de alquiler de autobuses para bodas que desplazará a tus invitados de un lado a otro, será necesario ajustarlo al máximo para reducir costes, determinar los horarios de salida y llegada a cada punto de la celebración. También es recomendable hacer una lista de las personas que irán en su interior y sobre todo, dar las indicaciones correctas de los lugares de interés a la empresa del servicio de transporte que gestionará el desplazamiento de invitados en la boda

El día de tu boda va ser un día de logística compleja. Si tu boda civil o religiosa es una boda numerosa, y la celebración es en un enclave de difícil acceso, es necesario coordinar para que el desplazamiento con el transporte de boda sea un éxito y que se lleve a cabo en tiempo y forma adecuados. ¿Imaginas meter a 200 personas en buses justo después de que la ceremonia acabe? Todos tus invitados quieren aprovechar el tiempo al máximo, hablar con vosotros y con el resto de invitados, hacer unas últimas fotos…

Esto seguro que desemboca en retrasos en el resto del timing de la boda ya que, probablemente, remolonearán de aquí para allá y será complicado conseguir meterlos a tiempo en los autobuses. Pero no solo los retrasos pueden ser causa de tus invitados, también lo retrasos del transporte pueden deberse a que el conductor del vehículo para la boda se ha perdido o no encuentra la dirección exacta. Para descartar este tipo de retrasos, facilita a la empresa de transportes o al conductor, la dirección correcta y un recorrido impreso si es necesario.

Con la multitud, nervios y exaltación de emociones en el ambiente, no es de extrañar que perdamos algún invitado por el camino. Nunca falta el invitado despistado que se desorienta con la hora y acaba por perderse. Os recomiendo dejar indicado en vuestras invitaciones de boda o en un timing impreso a parte que se reparte a los invitados al llegar a la ceremonia, una advertencia de los horarios de embarque o salida.

Por precaución podéis nombrar a alguien responsable de cada autobús y darle una lista de los invitados que van en cada uno, con el fin de revisar que no falta nadie antes de emprender la marcha.

Otro problema que puede darse durante el desplazamiento de los invitados es que haya un fallo en el cálculo del número de invitados y la cantidad de transportes disponibles. Si hemos hecho mal los números podemos encontrarnos ante un caso de falta de espacio o falta de transporte para desplazar a nuestros invitados al lugar de celebración.

También puede darse el caso de que aparezcan invitados sorpresa de última hora. Invitados que no han avisado de su cambio de planes de forma anticipada y su presencia condiciona el resto de la celebración. Distribuir a los invitados correctamente nos ayudará a la hora de solventar esta situación.

Una vez los invitados han salido de la ceremonia y llegan al banquete junto con los novios, existen otros problemas que pueden darse. Si no se escoge con cautela el lugar donde se celebrará el banquete, ni se hacen cálculos reales del aprovisionamiento de comida y bebida, podemos encontrarnos con situaciones inesperadas que amarguen nuestro día.

Escoger concienzudamente el lugar donde se realizará el banquete implica revisar que el lugar donde realizaremos el mismo tenga los debidos certificados y permisos para desarrollar su actividad.

Os recomiendo preguntar y visitar las instalaciones antes de adquirir cualquier compromiso con la empresa que provee el local. Ninguna pareja quiere que su boda sea cancelada por un cierre inesperado de las instalaciones debido a una inspección de trabajo o reglamentaria del local. Si quieres saber más sobre cómo escoger tu proveedor nupcial de catering o banquete, te recomiendo que le eches un vistazo a mi artículo sobre cómo elegir el catering perfecto.

Otro punto importante cuando se contrata el banquete, catering o cualquier proveedor nupcial que dé comida y bebida, es determinar con antelación el número de invitados.

Por último, otra de las situaciones inesperadas en el día de tu boda que puede llevarte a perder los nervios, es el tema de los invitados de última hora. En el banquete es de especial importancia conocer el número aproximado de invitados. No pasa nada si de repente aparecen 2-3 invitados sorpresa que cambian de planes a última hora. Basta avisar al catering para que coloquen unos lugares más y cuenten con 2-3 personas extras para la comida.

El problema viene cuando el número de personas que se confirman a última hora es considerable. Ni el catering de comida, ni de logística, podrá hacer frente a este contratiempo. Te recomiendo confirmar de forma anticipada el número de invitados antes de que ocurran este tipo de situaciones.

Cuando llega la hora de entregar los regalos de boda a tus invitados también pueden ocurrir situaciones inesperadas. No te olvides que muchos de los detalles que se entregan son delicados. Además, ese día será un día de multitudes en el que será complicado prestar atención a todo el mundo.

Es muy importante que cuando se repartan los regalos, los invitados se encuentren en las mesas o por lo menos presentes. Tu boda no es ningún amigo invisible y tus invitados han formado parte del día más maravilloso de vuestra vida. Por ello, merece la pena esperar a que estéis cara a cara para darle vuestro regalo.

Puede darse el caso de que cuando vayáis a repartir los regalos os encontréis las mesas vacías. Tened paciencia, es un día diferente para todos. No esperes que las personas se comporten exactamente como esperabais.

También puede ocurrir que entre tanto alboroto y nervios, los regalos se olviden y no sean entregados a los invitados durante la celebración.

No es una situación extraña, ya que ese día tenéis demasiadas cosas en mente y a las que prestar atención. ¡Cualquiera puede olvidarse de los regalos de boda ese día! Para evitar esta situación, nombra a alguien responsable de los regalos. Puedes entregarle los regalos el día anterior o dejarlos en el lugar de la celebración para que los reparta el mismo día a los invitados siguiendo vuestras instrucciones. Otro percance muy común es que si los detalles de boda se dejan en las mesas, cuando los invitados lleguen a la misma, el regalo esté roto. Ten atención para que todos y cada uno de los obsequios de boda estén en perfectas condiciones cuando se entregan y lleva siempre más cantidad de la calculada.

Otro error fatal y muy común, es hacer mal las cuentas a la hora de comprar los regalos.

Es horrible repartir los regalos a todos los invitados y que os falten regalos para unos pocos. El pobre invitado se queda sin su recuerdo de la boda y a ti se te cae la cara de vergüenza. Repasa el número varias veces antes de que llegue el día para pedir más si fuera necesario y ten en cuenta invitados sorpresa y compra unos recuerdos de boda extras. ¡Solo por si acaso!

En este apartado encontraréis algunas situaciones inesperadas más genéricas que podrían llegar a ocurrir durante vuestra boda.

Espero que nunca tengáis que pasar por una situación como ésta, pero uno de los motivos por el cual una boda puede ir mal y cancelarse, es precisamente porque uno de los novios dé plantón al otro en el altar.

Es una situación totalmente inesperada y trágica para todos que abarca mucho más que la propia relación personal de la pareja.

Casi para finalizar este artículo, no podemos dejar de hablar de aquellos “invitados” que se cuelan en nuestra boda.

De invitados no tienen nada, pero ellos deciden aventurarse en la celebración sin conocer a nadie y aprovecharse de la situación. No es una situación muy frecuente, pero puede llegar a ocurrir.

Por último, encontramos una situación relacionada con los proveedores nupciales. Concretamente con el fotógrafo contratado para realizar el fotorreportaje de la boda. Este profesional, pese a estar preparado, puede quedarse sin cámara de fotos para realizar el reportaje de bodas en un caso extremo.

Os recomiendo que cuando estéis comparando los proveedores de este tipo, hagáis las preguntas pertinentes para conocer su plan B. Sobre todo un plan B que garantice que no os quedéis sin reportaje de bodas. Por norma general, deberá llevar un segundo equipo de trabajo o incluso un tercero por si necesitase sustituir el primero.

Recordad que, ante todo, lo importante es vuestra actitud y templanza. Si de antemano os hacéis a la idea de que estas situaciones pueden ocurrir, nunca os pillarán por sorpresa. Aunque algunos de estos problemas no pueden prevenirse, sí que pueden mantenerse a raya para que no causen males mayores. La clave es una buena organizacion de la boda y, por supuesto, una coordinacion de boda ejemplar.

Por último, me gustaría contaros que soy organizadora y coordinadora de bodas en Murcia y Alicante. Ayudo a parejas de todo tipo a hacer su boda realidad y mantener a raya todos estos problemas. Si necesitáis de una persona que os ayude a orientaros en el diseño, la organización y sobre todo durante la coordinación de vuestra boda ¡Habéis dado con la persona indicada! Podéis entrar en contacto conmigo a través de cualquiera de los medios de contacto que encontraréis en Fanny Bodas.

Hasta aquí el artículo sobre las situaciones inesperadas en el día de tu boda. Espero que os haya sido de utilidad. Muchas gracias por leer y no olvides suscribirte a mi newsletter y a mis redes sociales.