Diferencias entre Wedding Planner y coordinador de espacios

Diferencias entre un wedding planner y un coordinador de espacios

¿Habéis encontrado un espacio para realizar vuestra celebración y os comentan que os incluye el servicio de Wedding Planner?

¡Atención con estas “inclusiones”! Por norma general, el Wedding Planner que ofrece el espacio donde celebraréis vuestra ceremonia, son profesionales que trabajan para el espacio y se encargan de coordinar la actividad dentro del mismo.

Esto significa que toda aquella organización o diseño necesario fuera de sus dominios, deberéis responsabilizaros vosotros.

Este artículo precisamente os ayudará a conocer las diferencias entre ambos profesionales. Por un lado está el Wedding Planner u organizador de bodas. Por otro lado, encontramos a los Coordinadores de espacios o “Wedding Planners” del restaurante.

Dos figuras muy valiosas para organizar, desarrollar y coordinar vuestra boda con éxito. Ambas figuras se complementan y no deberían ser excluyentes u óbice.

Continúa leyendo este artículo para conocer el por qué son dos figuras complementarias, y sus funciones respectivas en la organización y la coordinación de la boda.

“Ambas figuras se complementan y no deberían ser excluyentes“

Organizar una boda

Organizar una boda se convierte en todo un mar de posibilidades y decisiones que tomar. Comenzando por la elección del vestido de novia, hasta la elección del color de las velas que se colocarán en el centro de mesa durante el banquete.

Aunque una boda es un momento irrepetible y memorable para la pareja, organizarla puede derivar en algún que otro roce y estrés pre-nupcial. Sobre todo, si nunca antes se ha organizado una boda.

“Existen figuras profesionales al alcance de todos los bolsillos, que garantizan que la organización y coordinación de la boda sea todo un éxito y sin dramas.”

Por suerte para vosotros, hoy en día, organizar una boda, no tiene por qué ser una gymkana de decisiones precipitadas que intentar encajar en la boda a golpe de martillo. Existen figuras profesionales al alcance de todos los bolsillos, que garantizan que la organización y coordinación de la boda sea todo un éxito y sin dramas.

Estas figuras son el organizador de bodas o Wedding Planner y el Coordinador del espacio donde se realizará el banquete o la ceremonia.

“El Coordinador del espacio está limitado a ejercer su poder dentro del espacio contratado por los novios.”

Mientras que el Wedding Planner se dedica a organizar y coordinar la boda desde principio a fin, si le es solicitado, y cuidar de cada mínimo detalle, el Coordinador del espacio está limitado a ejercer su responsabilidad dentro del espacio contratado por los novios.

“El Wedding Planner ejerce su profesionalismo más allá del espacio donde se realiza la boda”

El Wedding Planner ejerce su profesionalismo más allá del espacio donde se realiza la boda, pudiendo ejercer un papel importante a la hora de asesorar y contratar a los proveedores que integrarán el ecosistema nupcial.

“Si ya dispongo de “Wedding Planner” en el restaurante. Entonces ¿para qué contratar los servicios de un Wedding Planner general?”

Generalmente, los wedding planner o coordinadores de espacio que encontrarás en el lugar contratado, suelen gestionar el trabajo dentro del mismo y suelen ser empleados del establecimiento. Por ello, habitualmente, sus funciones se limitan de puertas para adentro del negocio.

“Popularmente se tiende a cometer el error de pensar que una figura puede sustituir a la otra.”

Eso no significa que no sean profesionales, pero ¿Quién se encargará en la iglesia de coordinar la ceremonia, de reservar los asientos principales, de contratar el resto de proveedores necesarios fuera del restaurante, de preparar el baile nupcial y muchísimos detalles más que harán que tu boda termine siendo realmente especial y personal?

Aunque cada figura tiene una serie de funciones asociadas y se complementan, popularmente se tiende a cometer el error de pensar que una figura puede sustituir a la otra.

Muchas parejas creen que al contratar un Coordinador del espacio contratan los servicios de un Wedding Planner y, por lo tanto, “pueden prescindir” de este último, sin entender que ambos servicios son importantes.

A continuación conoceremos un poco más de cerca las principales funciones y tareas asociadas a cada figura, así como la clara diferencia entre ellas y su forma de complementarse.

10 Tareas fundamentales del Wedding Planner

Un Wedding Planner puede ser tu mejor aliado a la hora de organizar y coordinar vuestro enlace. Desde el momento que la novia se arregla para realzar su belleza natural el día de la boda, hasta el primer baile como matrimonio.

• El Wedding Planner os asesora de forma personalizada en todos los aspectos que necesitéis para que el día de vuestra boda sea único e inigualable.
• Bridal Assistant. Como la novia suele requerir de servicios especializados el día de la boda, el wedding planner se encarga de poner al alcance todo lo que ella necesite el día de la celebración.
• Coordinación del día del enlace. El día del enlace, el Wedding Planner estará presente coordinando vuestra boda de arriba a abajo. No os tendréis que preocupar de nada, solo de disfrutar y ser felices.
• Organización integral. El Wedding Planner se encarga de la organización integral de la boda. Desde la contratación de los diferentes profesionales, decoración y asesoramiento personalizado hasta la coordinación el día de la boda.

“Un Wedding Planner puede ser tu mejor aliado”

• Organización parcial. La figura del organizador de bodas no solo se dedica a diseñar y coordinar de forma integral una boda, también puede organizar y diseñar partes específicas de la misma sin ser una organización total.
• Disposición de la decoración. Por otro lado, el Wedding Planner se encarga de disponer en el espacio toda la decoración que habéis proporcionado. Además de poner todo en orden, da sentido y armoniza todos los elementos decorativos que aportéis.
• Aliado en la búsqueda de proveedores nupciales. Como ya os hemos comentado anteriormente, el Wedding Planner cuenta con una amplia cartera de proveedores con los que suele trabajar. Además de la experiencia sobre terreno, os puede ayudar a conseguir mejores precios.
• Director de la orquesta de proveedores. El Wedding Planner se encarga de orquestar todos y cada uno de los proveedores implicados,para que el día de la boda todo marche según lo previsto. Desde el maquillador, hasta el florista y la música. Todo tiene que estar perfectamente sincronizado.
• Diseño del timing de vuestra boda. El organizador de bodas se encarga de realizar una agenda del día del evento e incluso de los preparativos. No dejar nada al azar es su lema.
• Diseño del plan B. Un Wedding Planner os ayudará a crear un plan B ante todo tipo de imprevistos el día de la boda. Como ya sabéis, el plan B es muy importante si queremos salvar nuestra boda ante una catástrofe o imprevisto. Si queréis saber más sobre este tema os aconsejo leer mi artículo de “Plan B para imprevistos en el día de tu boda”.

Además de las funciones principales que un Wedding Planner desempeña durante la organización y coordinación de una boda, contratar un organizador trae solo ventajas para vuestro enlace.

Os recomiendo leer “10 ventajas de contratar un Wedding Planner” para descubrir el valor añadido de esta figura durante la organización y coordinación de vuestra boda.

10 Tareas fundamentales del Coordinador del Espacio

Mientras que un Wedding Planner vela por todos y cada uno de los aspectos de la boda, el coordinador del espacio restringe su supervisión al espacio donde trabaja.

1. Intermediario entre el espacio, staff del espacio contratado y los novios. El coordinador del espacio es el punto de contacto entre los novios y el espacio que trabaja. Vela porque todas las peticiones y sugerencias de los novios sean tomadas en cuenta dentro del espacio contratado.
2. Prueba de menú. Esta figura es responsable de coordinar la prueba del menú que se servirá durante el enlace. Esta prueba de menú no solo muestra a los novios la calidad de los platos, sino también del servicio.
3. Restricciones alimentarias. El coordinador del espacio tendrá en cuenta las restricciones, alergias e intolerancias alimentarias de la pareja y sus invitados. Supervisará que los platos se sirven correctamente evitando causar cualquier tipo de problema o inconveniente con la comida.
4. Presupuesto del banquete. El coordinador del espacio se encarga de crear y proporcionar la cotización del banquete para los novios en función de sus necesidades.
5. Diseño del salón y otros aspectos. El coordinador tiene como misión ayudaros a organizar el espacio de forma conveniente para vuestro enlace proporcionando los espacios que consideréis oportunos. Desde cómo deben estar organizadas las mesas en el espacio, hasta dónde debe situarse la banda o la zona del baile.
6. Decoración. Algunos espacios proporcionan una decoración básica para decorar las mesas y el espacio. Un punto importante que debéis de tener claro el día de la boda es si la decoración que vosotros proporcionaréis será montada y desmontada por el espacio o tenéis que hacerlo vosotros mismos.
7. Coordinación el día del evento. Este profesional garantiza que el espacio esté preparado correctamente para el enlace. El coordinador del espacio garantiza que todos los proveedores contratados que van a hacer acto de presencia en su espacio estén perfectamente coordinados, son puntuales y cumplen con lo pactado.
8. Sentar a los invitados. Aunque el coordinador del espacio, no interfiere en el diseño de la organización de los invitados, sí que se ocupa de que el día del enlace cada invitado ocupe el lugar que le corresponde. Si existe cualquier problema el coordinador del espacio orientará a vuestros invitados.
9. Supervisión del catering y del servicio de mesas. El coordinador del espacio tomará cuenta de que el servicio contratado dentro del espacio marche según lo previsto.
10. Timing del catering y solución de problemas. El Coordinador del espacio se encargará de que el banquete comience en el momento estipulado por vosotros. Si existe algún problema “dentro de sus dominios” también será el encargado de resolverlo.

Cosas que nunca hará un Coordinador de Espacio

”¿Contratar únicamente un coordinador del espacio es suficiente para organizar y coordinar tu boda de ensueño?”

• No ofrece orientación sobre qué tipos de tendencias existen en el mundo de las bodas, ni os dará consejos sobre el diseño de vuestra boda.
• No realiza la confirmación de los invitados.
• No busca alojamiento o transporte para tus invitados a no ser que el espacio donde se va a realizar disponga de ello.
• No se encarga de organizar la ceremonia, ni coordinarla a no ser que sea dentro del espacio.
• No busca proveedores que se ajusten a la necesidades de la pareja, ni negocia los servicios contratados.
• No os ofrecerá asesoramiento sobre los trámites de la boda (civil o eclesiástico).
• No realiza un itinerario del evento, ni lo ejecuta.
• No estará presente con vosotros desde el inicio del evento en momentos clave como: el maquillaje de la novia, comienzo de la ceremonia, recepción de los invitados…

Una vez tienes en tu poder toda esta información, comienza a atar cabos. ¿Contratar únicamente un coordinador del espacio es suficiente para organizar y coordinar tu boda de ensueño?

“Tened plena noción de su trabajo y sed conscientes en todo momento de su labor y de si se adapta a vuestras necesidades.”

Me gustaría poder ahorraros malentendidos futuros con este pequeño resumen. No quiero desprestigiar, ni mucho menos, la imagen del coordinador de espacio. Tened plena noción de su trabajo y sed conscientes en todo momento de su labor y de si se adapta o no a vuestras necesidades.

La unión hace la fuerza

Como os indicaba antes, tanto la figura del Wedding Planner como la del coordinador del espacio, son totaltamente complementarias.

Nadie conoce mejor a los novios, sus preferencias y todos los detalles de la boda, que el Wedding Planner. Nadie conoce mejor los ritmos de los comensales y el espacio donde se va a celebrar el banquete que el Coordinador del espacio.

“No cometáis el error de dar por hecho que una figura sustituye a la otra ya que os llevaréis un mal sabor de boca.”

Si estáis pensando en delegar la tarea de organizar la boda, en un profesional, pensad previamente en vuestras necesidades y explorar bien las diferentes opciones. Pero ante todo, no cometáis el error de dar por hecho que una figura sustituye a la otra, ya que os llevaréis un mal sabor de boca.

Una boda bien organizada y personalizada al gusto de los novios puede contar perfectamente con ambas figuras.

Mientras que el Wedding Planner acompaña a los novios de principio a fin en su timing pre-establecido y cuida de todos y cada uno de los detalles, el Coordinador del Espacio garantiza que todo está a punto en el espacio contratado. Que no haya ningún problema relativo al catering y que el ritmo de banquete marche según lo previsto.

No os olvidéis de coordinar siempre algún tipo de plan B con ambos profesionales para salvar el día vuestra boda en caso de imprevistos.

A ninguna pareja le gusta tener que buscar un plan B en el último momento, por ello, una charla de este tipo durante el diseño y organización de la boda os puede ayudar a estar preparados para cualquier problema.

Listos para disfrutar

Una vez vuestra boda esté perfectamente organizada, sea por vosotros, por un Wedding Planner o por la ayuda del Coordinador del Espacio, es momento de disfrutar y pasarlo en grande.

A la hora de escoger el espacio donde se realizará el evento, es importante tener en cuenta una serie de consejos que os daré en un próximo artículo. Este artículo os ayudará a decidir con los pies en el suelo.

Por otro lado, si después de leer este artículo estáis pensando en contratar los servicios de un Wedding Planner en Murcia y alrededores, os recomiendo que os paséis por mi página principal donde te explico cómo puedo ayudaros.

Contratar a una Wedding Planner es sinónimo de trabajo bien hecho, creatividad ilimitada, dramas bajo control, precios asequibles, todo en uno, experiencia en el terreno, detalles mega-ultra-hiper-cuidados, variedad y alternativas, optimización de tu tiempo, comprensión y cero riesgo.

Si queréis que forme parte de ese mundo y os ayude a planificar el día más maravilloso de vuestras vidas, podéis entrar en contacto conmigo a través de cualquiera de los medios para contactarme que encontraréis en Fanny Bodas.

Y hasta aquí este post donde hemos hablado sobre las diferencias entre Wedding Planner y un Coordinador de espacios.

Muchas gracias por leer y no olvides suscribirte a mi newsletter y a mis redes sociales.

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